L'arte di organizzare un evento
Come un pittore dipinge il suo quadro, così chi organizza gli eventi deve avere la meticolosità e la cura di ogni dettaglio
C’è il cliente che vuole lanciare un nuovo prodotto aziendale; quello che desidera aumentare l’affiatamento tra i dipendenti attraverso attività ludiche; quello che vuole fare conoscere la sua attività; quello che vuole stupire gli amici e i parenti con una scenografica festa privata e, ancora, quello che vuole fare un evento ma… non sa come si fa…
A questa varietà di richieste si devono aggiungere un budget da rispettare e il profilo “psicologico” del committente.
Bene, gli ingredienti ci sono, ora basta solo unirli. Ma attenzione: non sono contemplati errori.
Sembra semplice ma non lo è: organizzare un evento prevede una serie di azioni che appaiono scontate agli occhi dei “non addetti ai lavori”, ma affinché possano essere davvero valide a creare un evento di successo, è necessario programmarle nel modo giusto.
Significa avere in anteprima nella mente una scena che sarà reale prima ancora di averla pianificata: la location, gli allestimenti scenografici, il catering, i fiori, la musica, le performance artistiche, i profumi.
Il giorno dell’evento (e a volte anche i giorni precedenti) è come vivere uno dei più avvincenti giochi contro il tempo o in un grande puzzle in cui tutti i pezzi devono combaciare perfettamente: tutti coloro che sono stati chiamati a lavorare per l’evento arrivano sul posto, iniziano gli allestimenti, le prove di base e quelle generali, i sound-check, il brief finale, il controllo che tutto sia in ordine e poi, finalmente, l’evento.
Arrivano gli ospiti, la scaletta dell’evento si snocciola e il “gioco” è fatto.
Nulla è lasciato al caso e il controllo generale, che è il lavoro di ogni giorni di un’agenzia di eventi, è la chiave principale della buona riuscita e della felicità del cliente.
Se un evento è di successo e il committente è un’azienda, la generazione di nuovi clienti per la propria attività è pressoché garantita e i suoi obbiettivi verranno raggiunti attraverso quella che è considerata una delle leve di marketing più efficaci nel campo della comunicazione.
Se a commissionare l’evento è un cliente privato, l’obbiettivo è quello di dare vita a uno dei giorni più importanti della sua vita e di cui insieme ad amici e parenti avrà un ricordo indelebile (un matrimonio, la celebrazione di una ricorrenza…)
Organizzare un evento vuole dire tutto e niente.
Organizzare un evento con arte e professionalità è un lavoro, quello che ogni giorno svolge la sezione eventi di Clublab Lugano.
Articolo a cura di Clublab Sagl , siti web e grafica in Ticino
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